Fakturering

Beskrivning av Bibliotek Mellansjös faktureringsprocess

Bibliotek Mellansjös faktureringsprocess är lite halvmanuell, det är inte ett fullfjädrat faktureringssystem, utan slutresultatet är en pdf som går att ladda upp i kommunens ekonomisystem. Låntagaren ska få faktura från det bibliotek man lånade boken på, oavsett var den egentligen hör hemma.

vi har gjort följande inställningar i systempreferenserna:

DefaultLongOverdueChargeValue är tomt, eftersom vi inte vill att ersättningsbeloppet ksa synas i systemet

DefaultLongOverdueLostValue är tomt, eftersom vi vill ha kontroll över vilka böcker som blir fakturerade

MarkLostItemsAsReturned skulle vi helst vilja ha helt tomt, men tyvärr måste man välja något där, så vi har valt "from the holds to pull list". Vi vill nämligen att böckerna ska finnas kvar på låntagarens konto

Vi använder inte cronjobbet Long overdues

Pocessen består av fyra rapporter som körs i denna ordning:

1 Försenade böcker som inte har blivit fakturerade, för att leta i hyllan

Det första vi gör är att ta ut en lista på böcker som inte har blivit återlämnade, fast de är mer än 37 dagar sena, så vi kan leta efter dem i hyllan i fall vi missat att avregistrera dem i återlämningen.

SELECT  
branches.branchname AS Bibliotek,
items.ccode AS Samling,
items.location AS Placering,
items.itemcallnumber AS Hyllsignum,
biblio.author AS Författare,
biblio.title AS Titel,  
items.barcode AS Streckkod, 
items.itype AS Exemplartyp

FROM borrowers 
LEFT JOIN issues ON (borrowers.borrowernumber=issues.borrowernumber) 
LEFT JOIN items ON (issues.itemnumber=items.itemnumber) 
LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber=biblio.biblionumber) 
LEFT JOIN branches ON (items.homebranch=branches.branchcode)
WHERE (TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(date_due)) > '37' AND items.itemlost !=1 AND items.itemlost !=2 AND items.itemlost !=3 AND items.itemlost !=4 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> AND issues.date_due BETWEEN <<Förfallodatum från|date>>-INTERVAL 1 DAY AND <<Förfallodatum till |date>>+INTERVAL 1 DAY
ORDER BY items.homebranch ASC,items.ccode ASC, items.location ASC, items.itemcallnumber ASC, biblio.author ASC,biblio.title ASC

2 Försenade böcker som inte har blivit fakturerade, med länk för att ändra status och spärra låntagaren

Nästa steg är att vi manuellt ändrar status till "På räkning" för de böcker som ska faktureras och att vi lägger in en spärr på låntagaren under Begränsningar

SELECT  
branches.branchname AS 'ägande bibliotek',
items.ccode AS samling,
items.location AS placering,
items.itemcallnumber AS hyllsignum,
biblio.author AS författare,
biblio.title AS titel,  
items.barcode As streckkod,
borrowers.cardnumber AS lånekortsnummer, 
borrowers.surname AS efternamn,
borrowers.firstname AS förnamn,
issues.date_due AS förfallodatum, 
items.itype AS exemplartyp,
CASE 
        WHEN items.itype = 'BARN LJUD' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'BARN TIDSK' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'BARNBOK' 
            THEN '100' 
        WHEN items.itype = 'BARNKORT' 
            THEN '100' 
		WHEN items.itype = 'BARNMP3' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'BLURAY' 
            THEN '600'
		WHEN items.itype = 'BOK'
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'BOKCD' 
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'BOKCDBARN' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'BOKDAISY' 
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'BOKDAISYBARN' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'BOKMP3' 
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'BOKMP3BARN' 
            THEN '100'
		WHEN items.itype = 'FILM'
            THEN '600'
		WHEN items.itype = 'KORTLON'
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'LJUDBOK'
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'MP3'
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'STORSTIL'
            THEN '250'
		WHEN items.itype = 'TIDSKRIFT'
            THEN '50'
		WHEN items.itype = 'TV-SPEL'
            THEN '600'
               WHEN items.itype = 'SPRAKKURS'
            THEN '600'
        ELSE 'Schablonpris saknas'
    END
    AS 'schablonpris',
items.replacementprice AS pris,
CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/moredetail.pl?itemnumber=', items.itemnumber, '&biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target="_blank">', items.barcode, '</a>' ) AS 'redigera status',
CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/members/moremember.pl?borrowernumber=', borrowers.borrowernumber, '#reldebarments','\" target="_blank">', borrowers.cardnumber, '</a>' ) AS 'Spärra låntagaren'


FROM borrowers 
LEFT JOIN issues ON (borrowers.borrowernumber=issues.borrowernumber) 
LEFT JOIN items ON (issues.itemnumber=items.itemnumber) 
LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber=biblio.biblionumber) 
LEFT JOIN branches ON (items.homebranch=branches.branchcode)
WHERE (TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(date_due)) > '37' AND items.itemlost !=1 AND items.itemlost !=2 AND items.itemlost !=3 AND items.itemlost !=4 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> AND issues.date_due BETWEEN <<Förfallodatum från|date>>-INTERVAL 1 DAY AND <<Förfallodatum till|date>>+INTERVAL 1 DAY
ORDER BY borrowers.cardnumber ASC, items.homebranch ASC,items.ccode ASC, items.location ASC, items.itemcallnumber ASC, biblio.author ASC,biblio.title ASC

3 Fakturaunderlag

Tredje steget är att skapa ett fakturaunderlag.

SELECT p.attribute AS personnummer, 
CASE
		WHEN g.categorycode = 'BARN'
			THEN 'målsman för'
		WHEN g.categorycode = 'ELEVTIDA'
			THEN 'målsman för'
		ELSE ''
	END
	AS 'Till',
g.surname AS Efternamn, 
g.firstname AS Förnamn, 
g.address AS Adress, 
g.address2 AS adress,
g.zipcode AS Postnummer,
g.city AS Postort,
b.author AS Författare, 
b.title AS Titel,
i.barcode AS Streckkod, 
m.date_due AS Återlämningsdatum,
CASE 
        WHEN i.itype = 'BARN LJUD' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'BARN TIDSK' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'BARNBOK' 
            THEN '100' 
        WHEN i.itype = 'BARNKORT' 
            THEN '100' 
		WHEN i.itype = 'BARNMP3' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'BLURAY' 
            THEN '600'
		WHEN i.itype = 'BOK'
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'BOKCD' 
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'BOKCDBARN' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'BOKDAISY' 
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'BOKDAISYBARN' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'BOKMP3' 
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'LAROMDL' 
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'LAROMTERM' 
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'BOKMP3BARN' 
            THEN '100'
		WHEN i.itype = 'FILM'
            THEN '600'
		WHEN i.itype = 'KORTLON'
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'LJUDBOK'
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'MP3'
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'STORSTIL'
            THEN '250'
		WHEN i.itype = 'TIDSKRIFT'
            THEN '50'
		WHEN i.itype = 'TV-SPEL'
            THEN '600'
        ELSE 'Schablonpris saknas'
    END
    AS 'Pris',
i.replacementprice AS 'Faktiskt pris'

FROM items i

LEFT JOIN biblio b ON (i.biblionumber=b.biblionumber) 
LEFT JOIN issues l ON (i.itemnumber=l.itemnumber) 
LEFT JOIN issues m ON (i.itemnumber=m.itemnumber)
LEFT JOIN borrowers g ON (l.borrowernumber=g.borrowernumber) 
LEFT JOIN borrower_attributes p ON (l.borrowernumber=p.borrowernumber)
LEFT JOIN branches u ON (l.branchcode=u.branchcode)
LEFT JOIN branches e ON (i.homebranch=e.branchcode)
LEFT JOIN authorised_values v ON (i.itemlost=v.authorised_value) 

WHERE i.itemlost = 1 AND v.category='LOST' AND u.branchcode = <<Välj utlånande bibliotek|branches>> AND i.itemlost_on BETWEEN (<<Faktureringsdatum från (åååå-mm-dd)|date>>-INTERVAL 1 DAY) AND (<<Faktureringsdatum till (åååå-mm-dd)|date>>+INTERVAL 1 DAY)

ORDER By g.cardnumber DESC

Det halvfärdiga underlaget öppnar man som Makroaktiverad Excelbok och sparar på ett lämpligt ställe. Än så länge är det inte användbart eftersom alla låntagare ligger i samma flik. Det problemet löser man genom att köra ett Excelmakro - kod följer nedan. För att det makrot ska funka behöver alla låntagare ha ett personnummer (eller något liknande) och alla förekomster a "Schablonpris saknas" måste ersättas med ett riktigt pris.

Sub Fakturautskrift()
    Dim wshS As Worksheet
    Dim wshT As Worksheet
    Dim s As Long
    Dim m As Long
    Dim t As Long
    Dim c As Long
    Dim d As Double
    Dim Lastrow As Long
    Dim x As Long
    
    Application.ScreenUpdating = False
    Set wshS = ActiveSheet
    wshS.Range("A1").CurrentRegion.Sort Key1:=wshS.Range("A1"), Header:=xlYes
    m = wshS.Range("A" & wshS.Rows.Count).End(xlUp).Row
    For s = 2 To m
        If s > 2 Then
            t = t + 2
            wshT.Cells(t, 1).Value = "Summa"
            wshT.Cells(t, 2).Value = d
        End If
        If wshS.Range("A" & s).Value <> wshS.Range("A" & s - 1).Value Then
            Set wshT = Worksheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count))
            For c = 1 To 1
                wshT.Cells(c, 1).Value = wshS.Cells(1, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).Value = wshS.Cells(s, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).NumberFormat = "0000000000"
                wshT.Cells(c, 2).HorizontalAlignment = xlLeft
                'Personnummer
            Next c
            t = 1
            d = 0
            
            For c = 2 To 6
                wshT.Cells(c, 1).Value = wshS.Cells(1, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).Value = wshS.Cells(s, c).Value
            Next c
            t = 6
            d = 0
            
            For c = 7 To 7
                wshT.Cells(c, 1).Value = wshS.Cells(1, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).Value = wshS.Cells(s, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).HorizontalAlignment = xlLeft
                'Postnummer
            Next c
            t = 7
            d = 0
            
            For c = 8 To 8
                wshT.Cells(c, 1).Value = wshS.Cells(1, c).Value
                wshT.Cells(c, 2).Value = wshS.Cells(s, c).Value
            Next c
            t = 8
            d = 0
        End If
        
        t = t + 1
        For c = 9 To 13
            t = t + 1
            wshT.Cells(t, 1).Value = wshS.Cells(1, c).Value
            wshT.Cells(t, 2).Value = wshS.Cells(s, c).Value
            wshT.Cells(c, 1).EntireColumn.AutoFit
            wshT.Cells(c, 2).EntireColumn.AutoFit
        Next c
        
        d = d + wshS.Cells(s, 13).Value
        
        Lastrow = wshT.Cells(Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
        For x = 12 To Lastrow Step 8
        With wshT.Range("B" & x)
        .NumberFormat = "0000000000000"
        .HorizontalAlignment = xlLeft
        End With
        With wshT.Range("B" & x + 1)
        .NumberFormat = "m/d/yyyy"
        .HorizontalAlignment = xlLeft
        End With
        Next
       
    Next s
    
    ' Last total
    t = t + 2
    wshT.Cells(t, 1).Value = "Summa"
    wshT.Cells(t, 2).Value = d
    
    Application.ScreenUpdating = True
    
    
End Sub

När man har kört makrot finns det en flik för varje låntagare. Vi sparar ner varje flik som en pdf och laddar sedan upp den i kommunens ekonomisystem Raindance så att låntagaren får sin faktura därifrån. Man skulle också kunna jobba vidare med sidhuvud/sidfot och använda det här som en riktig faktura

4 Bevakning/reservation av fakturerade böcker

Det sista steget är att lägga en reservation på de fakturerade böckerna, så vi vet vilka fakturor vi ska dra tillbaks från ekonomisystemet. För det har vi skapat särskilda bevakningskort.

SELECT 
biblio.author AS Författare,
biblio.title AS Titel,
items.barcode AS Streckkod,
issues.branchcode AS 'utlånande bibliotek',
items.itemlost_on AS 'Fakturerad den',
lant.cardnumber AS 'Lånad av streckkod',
lant.surname AS 'Lånad av efternamn',
lant.firstname AS 'Lånad av förnamn',
qu.cardnumber AS 'Reserverad av streckkod',
qu.surname AS 'Reserverad av efternamn',
qu.firstname AS 'Reserverad av förnamn',
CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/reserve/request.pl?biblionumber=', items.biblionumber, '&findborrower=', 
CASE
    WHEN issues.branchcode = '8bxq'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bxz'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bya'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byb'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byc'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byi'
		THEN 'torebevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byl'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bym'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byo'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byq'
		THEN 'maribevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byr'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bys'
		THEN 'torebevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8nyb'
		THEN 'tikfbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8reg'
		THEN 'gullbevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'gull'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'hjo'
		THEN 'hjobevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'hova'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'kabo'
		THEN 'kabobevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'kstr'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'mari'
        THEN 'maribevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'sksb'
        THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tida'
		THEN 'tidabevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tikf'
         THEN 'tikfbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tore'
		THEN 'torebevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'skgy'
		THEN 'skgybevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'skgz'
		THEN 'skgybevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'kbro'
		THEN 'kbrobevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'lkav'
		THEN 'kbrobevakning'
    ELSE ''
END,'\" target="_blank">', CASE
    WHEN issues.branchcode = '8bxq'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bxz'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bya'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byb'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byc'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byi'
		THEN 'torebevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byl'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bym'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byo'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byq'
		THEN 'maribevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8byr'
		THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8bys'
		THEN 'torebevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8nyb'
		THEN 'tikfbevakning'
	WHEN issues.branchcode = '8reg'
		THEN 'gullbevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'gull'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'hjo'
		THEN 'hjobevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'hova'
		THEN 'gullbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'kabo'
		THEN 'kabobevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'kstr'
		THEN 'kabobevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'mari'
        THEN 'maribevakning'
    WHEN issues.branchcode = 'sksb'
        THEN 'sksbbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tida'
		THEN 'tidabevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tikf'
        THEN 'tikfbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'tore'
		THEN 'torebevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'skgy'
		THEN 'skgybevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'skgz'
		THEN 'skgzbevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'kbro'
		THEN 'kbrobevakning'
	WHEN issues.branchcode = 'lkav'
		THEN 'lkavbevakning'
	ELSE ''
END, '</a>' ) AS 'Reservera för bevakning'

FROM items

LEFT JOIN reserves ON (items.itemnumber = reserves.itemnumber)
LEFT JOIN issues ON (items.itemnumber = issues.itemnumber)
LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber = biblio.biblionumber)
LEFT JOIN borrowers lant ON (issues.borrowernumber = lant.borrowernumber)
LEFT JOIN borrowers qu ON (reserves.borrowernumber = qu.borrowernumber)

WHERE items.itemlost = 1 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> 

ORDER BY qu.cardnumber ASC, lant.borrowernumber DESC