Fakturering
Beskrivning av Bibliotek Mellansjös faktureringsprocess
Bibliotek Mellansjös faktureringsprocess är lite halvmanuell, det är inte ett fullfjädrat faktureringssystem, utan slutresultatet är en pdf som går att ladda upp i kommunens ekonomisystem. Låntagaren ska få faktura från det bibliotek man lånade boken på, oavsett var den egentligen hör hemma.
vi har gjort följande inställningar i systempreferenserna:
DefaultLongOverdueChargeValue är tomt, eftersom vi inte vill att ersättningsbeloppet ksa synas i systemet
DefaultLongOverdueLostValue är tomt, eftersom vi vill ha kontroll över vilka böcker som blir fakturerade
MarkLostItemsAsReturned skulle vi helst vilja ha helt tomt, men tyvärr måste man välja något där, så vi har valt "from the holds to pull list". Vi vill nämligen att böckerna ska finnas kvar på låntagarens konto
Vi använder inte cronjobbet Long overdues
Pocessen består av fyra rapporter som körs i denna ordning:
1 Leta-lista
Det första vi gör är att ta ut en lista på böcker som inte har blivit återlämnade, fast de är mer än 37 dagar sena, så vi kan leta efter dem i hyllan i fall vi missat att avregistrera dem i återlämningen.
SELECT branches.branchname AS Bibliotek, items.ccode AS Samling, authorised_values.lib AS Placering, items.itemcallnumber AS Hyllsignum, biblio.author AS Författare, CASE WHEN biblio.frameworkcode='SER' AND items.enumchron IS NOT NULL THEN CONCAT(biblio.title,'<br>',items.enumchron) ELSE biblio.title END AS Titel, items.barcode AS Streckkod, items.itype AS Exemplartyp FROM borrowers LEFT JOIN issues ON (borrowers.borrowernumber=issues.borrowernumber) LEFT JOIN items ON (issues.itemnumber=items.itemnumber) LEFT JOIN authorised_values ON (items.location=authorised_values.authorised_value) LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber=biblio.biblionumber) LEFT JOIN branches ON (items.homebranch=branches.branchcode) WHERE (TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(date_due)) > '37' AND items.itemlost !=1 AND items.itemlost !=2 AND items.itemlost !=3 AND items.itemlost !=4 AND items.itemlost !=5 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> ORDER BY items.homebranch ASC,items.ccode ASC, items.location ASC, items.itemcallnumber ASC, biblio.author ASC,biblio.title ASC
2 Kontrolllista
Nästa steg är att kontrollera att ersättningsbeloppen blir rimliga och att markera böcker/låntagare som av någon orsak inte ska faktureras.
Kolla att schablonpriset är rimligt. Om inte: Klicka på strecken (--) under Annat pris än schablon? och mata in önskat pris i fältet Ersättninsgpris
Finns det böcker/låntagare som av någon orsak inte ska faktureras? Klicka på bokstreckkoden och ändra Förlorat-status till Hopplöst fall.
Koderna skapas under Administration > Auktoriserade värden > LOST
Därefter ska man uppdatera sidan:
Det kan man göra på tre olika sätt: Funktionsknappen F5 på tangentbordet Uppdatera webbläsaren med de runda pilarna i webbläsarens verktygsfält Köra rapporten en gång till
När sidan har blivit uppdaterad finns de hopplösa fallen inte längre kvar i listan, och har man matat in ett annat pris än schablonpriset så syns det i kolumnen Annat pris än schablonpris
Slutligen ska man sätta Räkningsstatus på alla exemplar
Klicka på knappen Satsvis ändring längst upp i högra kolumnen Det kommer upp en ny sida
Ganska långt ned på sidan kommer rubriken Redigera exemplar
Ändra Förlorad-status till På räkning Spara längst ned på sidan
SELECT CONCAT(branches.branchname,'<br>', CASE WHEN items.ccode IS NULL THEN '--' ELSE items.ccode END,'<br>', CASE WHEN items.location IS NULL THEN '--' ELSE authorised_values.lib END,'<br>', items.itemcallnumber) AS Placering, CONCAT(CASE WHEN biblio.author IS NULL THEN '' ELSE biblio.author END,'<br>', biblio.title,'<br>', items.barcode) AS Bok, CONCAT(borrowers.cardnumber,'<br>', borrowers.surname,'<br>', borrowers.firstname) AS 'Låntagare', issues.date_due AS förfallodatum, items.itype AS exemplartyp, CASE WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN '50' WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN '100' WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN '600' WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN '150' WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN '250' WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN '100' ELSE ' 999' END AS 'Schablonpris', items.price AS 'Inköpspris', CASE WHEN items.price / (CASE WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN '50' WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN '100' WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN '600' WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN '150' WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN '250' WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN '100' ELSE ' 999' END) > '2' THEN 'Mer än dubbla schablonpriset' WHEN items.price / (CASE WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN '50' WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN '100' WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN '600' WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN '150' WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN '250' WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN '100' ELSE ' 999' END) < '0.5' THEN 'Mindre än halva schablonpriset' ELSE '' END AS 'Större avvikelse?' , CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/cataloguing/additem.pl?op=edititem&biblionumber=', items.biblionumber, '&itemnumber=',items.itemnumber,'\" target="_blank">', CASE WHEN items.replacementprice IS NULL THEN '--' ELSE items.replacementprice END, '</a>' ) AS 'Annat pris än schablon?', CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/moredetail.pl?itemnumber=', items.itemnumber, '&biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target="_blank">', items.barcode, '</a>' ) AS 'Sätt Hopplöst fall på det som inte ska faktureras.', items.itemnumber FROM borrowers LEFT JOIN issues ON (borrowers.borrowernumber=issues.borrowernumber) LEFT JOIN items ON (issues.itemnumber=items.itemnumber) LEFT JOIN authorised_values ON (items.location=authorised_values.authorised_value) LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber=biblio.biblionumber) LEFT JOIN branches ON (items.homebranch=branches.branchcode) WHERE (TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(date_due)) > '37' AND items.itemlost !=1 AND items.itemlost !=2 AND items.itemlost !=3 AND items.itemlost !=4 AND items.itemlost !=5 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> ORDER BY borrowers.cardnumber ASC, items.homebranch ASC,items.ccode ASC, items.location ASC, items.itemcallnumber ASC, biblio.author ASC,biblio.title ASC
3 Fakturautskrift, spärra låntagaren, bevakning
Tredje steget är att skapa en faktura (ett fakturaunderlag). Klicka på Skriv ut faktura till höger om låntagarens namn Om samma låntagare får faktura på flera böcker så räcker det med att klicka på en av länkarna, all böcker samlas på en faktura.
Har samma låntagare mer än åtta böcker på räkning skrivs bara de åtta första titlarna ut.
Det står alltid Antal resultat 5 - det är inget att bry sig om
Man kan bara skriva ut faktura på böcker som fått räkningsstatus samma dag. Det är en säkerhetsåtgärd för att samma bok inte ska kunna faktureras flera gånger om man har sena lån med olika återlämningsdatum
Fakturan (egentligen fakturaunderlaget) öppnas i en ny flik. Här man kan välja att skriva ut och/eller spara som pdf.
Kommunerna använder fakturaunderlaget på lite olika sätt, men det vanligaste är att man lägger det som bilaga i ekonomisystemet
Klicka på Spärra låntagaren Skriv något lämpligt under Begränsningar
Klicka på Reservera för bevakning Kryssa för rätt exemplar så det blir en exemplarreservation
SELECT biblio.author AS Författare, biblio.title AS Titel, items.barcode AS Streckkod, issues.branchcode AS 'utlånande bibliotek', items.itemlost_on AS 'Fakturerad den', lant.cardnumber AS 'Lånad av streckkod', lant.surname AS 'Lånad av efternamn', lant.firstname AS 'Lånad av förnamn', CASE WHEN SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10)=CURDATE() THEN CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/reports/guided_reports.pl?reports=705&phase=Run+this+report¶m_name=Borrowernumber&sql_params=',lant.borrowernumber,'\" target="_blank">Skriv ut faktura</a>' ) ELSE '' END as 'Skriv ut faktura', CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/members/moremember.pl?borrowernumber=', lant.borrowernumber, '#reldebarments','\" target="_blank">', CASE WHEN borrower_debarments.comment IS NULL THEN '--' ELSE (SELECT GROUP_CONCAT( DISTINCT BlocksInnerDets.BlocksDetails SEPARATOR '</br>') FROM (SELECT blocksInner.comment AS BlocksDetails, blocksInner.borrowernumber FROM borrower_debarments blocksInner ) BlocksInnerDets WHERE BlocksInnerDets.borrowernumber = lant.borrowernumber) END, '</a>' ) AS 'Spärra låntagaren', CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/reserve/request.pl?biblionumber=', items.biblionumber, '&findborrower=', CASE WHEN issues.branchcode = '8bxq' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bxz' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bya' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byb' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byc' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byi' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = '8byl' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = '8bym' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = '8byo' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byq' THEN 'maribevakning' WHEN issues.branchcode = '8byr' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bys' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = '8nyb' THEN 'tikfbevakning' WHEN issues.branchcode = '8reg' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'gull' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'hjo' THEN 'hjobevakning' WHEN issues.branchcode = 'hova' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'kabo' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = 'kstr' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = 'mari' THEN 'maribevakning' WHEN issues.branchcode = 'sksb' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = 'tida' THEN 'tidabevakning' WHEN issues.branchcode = 'tikf' THEN 'tikfbevakning' WHEN issues.branchcode = 'tore' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = 'skgy' THEN 'skgybevakning' WHEN issues.branchcode = 'skgz' THEN 'skgybevakning' WHEN issues.branchcode = 'kbro' THEN 'kbrobevakning' WHEN issues.branchcode = 'lkav' THEN 'kbrobevakning' ELSE '' END,'\" target="_blank">', CASE WHEN issues.branchcode = '8bxq' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bxz' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bya' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byb' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byc' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byi' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = '8byl' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = '8bym' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = '8byo' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = '8byq' THEN 'maribevakning' WHEN issues.branchcode = '8byr' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = '8bys' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = '8nyb' THEN 'tikfbevakning' WHEN issues.branchcode = '8reg' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'gull' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'hjo' THEN 'hjobevakning' WHEN issues.branchcode = 'hova' THEN 'gullbevakning' WHEN issues.branchcode = 'kabo' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = 'kstr' THEN 'kabobevakning' WHEN issues.branchcode = 'mari' THEN 'maribevakning' WHEN issues.branchcode = 'sksb' THEN 'sksbbevakning' WHEN issues.branchcode = 'tida' THEN 'tidabevakning' WHEN issues.branchcode = 'tikf' THEN 'tikfbevakning' WHEN issues.branchcode = 'tore' THEN 'torebevakning' WHEN issues.branchcode = 'skgy' THEN 'skgybevakning' WHEN issues.branchcode = 'skgz' THEN 'skgzbevakning' WHEN issues.branchcode = 'kbro' THEN 'kbrobevakning' WHEN issues.branchcode = 'lkav' THEN 'kbrobevakning' ELSE '' END, '</a>' ) AS 'Reservera för bevakning', qu.surname AS 'Reserverad av' FROM items LEFT JOIN reserves ON (items.itemnumber = reserves.itemnumber) LEFT JOIN issues ON (items.itemnumber = issues.itemnumber) LEFT JOIN biblio ON (items.biblionumber = biblio.biblionumber) LEFT JOIN borrowers lant ON (issues.borrowernumber = lant.borrowernumber) LEFT JOIN borrowers qu ON (reserves.borrowernumber = qu.borrowernumber) LEFT JOIN borrower_debarments ON (borrower_debarments.borrowernumber=lant.borrowernumber) WHERE items.itemlost = 1 AND issues.branchcode = <<Utlånande bibliotek|branches>> GROUP BY items.itemnumber ORDER BY SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10) DESC,qu.cardnumber ASC, lant.borrowernumber DESC
4 Faktura
När man klickar på Skriv ut faktura så körs den här rapporten i en ny flik
SELECT concat(CASE WHEN adressat.categorycode = 'BARN' THEN 'målsman för <br>' WHEN adressat.categorycode = 'ELEVTIDA' THEN 'målsman för <br>' ELSE '' END, adressat.firstname, ' ', adressat.surname,'<br>', adressat.address,'<br>', adressat.address2,'<br>', adressat.zipcode,' ', adressat.city) AS Adress, p.attribute AS Personnummer FROM borrowers adressat LEFT JOIN issues ON issues.borrowernumber=adressat.borrowernumber LEFT JOIN items ON items.itemnumber=issues.itemnumber LEFT JOIN biblio ON (biblio.biblionumber=items.biblionumber) LEFT JOIN borrower_attributes p ON (adressat.borrowernumber=p.borrowernumber) WHERE items.itemlost = 1 AND adressat.borrowernumber = <<Borrowernumber>> AND SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10) = CURDATE() UNION SELECT CASE WHEN COUNT(items.itemnumber) = '1' THEN '<b>En försenad bok</b>' ELSE CONCAT('<b>',COUNT(items.itemnumber),' försenade böcker</b>') END AS 'Lån', '<b>Summa att betala</b>' AS 'Summa att betala' FROM borrowers fakturerat LEFT JOIN issues ON issues.borrowernumber=fakturerat.borrowernumber LEFT JOIN items ON items.itemnumber=issues.itemnumber LEFT JOIN biblio ON (biblio.biblionumber=items.biblionumber) WHERE items.itemlost = 1 AND fakturerat.borrowernumber = <<Borrowernumber>> AND SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10) = CURDATE() UNION SELECT CASE WHEN COUNT(items.itemnumber) > '8' THEN CONCAT(SUBSTRING_INDEX(GROUP_CONCAT(DISTINCT biblio.title,' <br>streckkod: ',items.barcode,' <br>återlämningsdatum: ',items.onloan,' <br>pris: ',CASE WHEN items.replacementprice IS NOT NULL THEN CONCAT(items.replacementprice,' kronor') WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN '50.00 kronor' WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN '100.00 kronor' WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN '600.00 kronor' WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN '150.00 kronor' WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN '250.00 kronor' WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN '100.00 kronor' ELSE ' 999.00 kronor' END SEPARATOR '<p>'), '<p>', 8),'<p> och ytterligare ',COUNT(items.itemnumber) -8,' böcker, se ditt konto för fullständiga uppgifter') ELSE GROUP_CONCAT(DISTINCT biblio.title,' <br>streckkod: ',items.barcode,' <br>återlämningsdatum: ',items.onloan,' <br>pris: ',CASE WHEN items.replacementprice IS NOT NULL THEN CONCAT(items.replacementprice,' kronor') WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN '50.00 kronor' WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN '100.00 kronor' WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN '600.00 kronor' WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN '150.00 kronor' WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN '250.00 kronor' WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN '100.00 kronor' ELSE ' 999.00 kronor' END SEPARATOR '<p>') END , SUM(CASE WHEN items.replacementprice IS NOT NULL THEN items.replacementprice WHEN items.itype IN ('BARN TIDSK','TIDSKRIFT') THEN 50.00 WHEN items.itype IN ('BARN LJUD','BARNBOK','BARNMP3','BARNTAL','BOKCDBARN','BOKDAISYBA','BOKMP3BARN','MUSCDBARN','MUSIKBARN') THEN 100.00 WHEN items.itype IN ('BLURAY','TV-SPEL','FILM','Fjarrlan') THEN 600.00 WHEN items.itype = 'LANGLAN' THEN 150.00 WHEN items.ccode IN ('Vux','Mag','Tillf') THEN 250.00 WHEN items.ccode IN ('Barn','BoU','Skoldepa','Ungdom') THEN 100.00 ELSE 999.00 END) FROM borrowers fakturerat LEFT JOIN issues ON issues.borrowernumber=fakturerat.borrowernumber LEFT JOIN items ON items.itemnumber=issues.itemnumber LEFT JOIN biblio ON (biblio.biblionumber=items.biblionumber) WHERE items.itemlost = 1 AND fakturerat.borrowernumber = <<Borrowernumber>> AND SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10) = CURDATE() UNION SELECT '<b>Lämna tillbaks boken/böckerna så fort som möjligt så slipper du betala den här fakturan</b>' AS 'One', '' AS 'Two' UNION SELECT CONCAT(branches.branchname,'<br>',branches.branchphone,'<br>',branches.branchemail), CASE WHEN branches.branchcode IN ('GULL','8BYO','8REG','FGBS','HOVA') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/gullspang-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('HJO') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/hjo-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('KABO','8BYL','8BYM','KSTR') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/karlsborg-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('MARI','8BYQ','MKRI','MVAN','VAGY') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/mariestad-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('SKSB','8BXQ','8BXZ','8BYA','8BYB','8BYC','8BYR','KBRO','LKAV','SKGY','SKGZ','SKBO','SKKO','SKPO') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/skovde-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('TIKF','8NYB','TIBOALDRE') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/tibro-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('TIDA','TEKE','TFOR','THOK','TKRI','TVAL') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/tidaholm-35px.jpg">' WHEN branches.branchcode IN ('TORE','8BYI','8BYS') THEN '<img src="https://www.skovde.se/globalassets/_2018/kultur--fritid/stadsbiblioteket/bibliotek-mellansjo/toreboda-35px.jpg">' ELSE '' END FROM borrowers adressat LEFT JOIN issues ON issues.borrowernumber=adressat.borrowernumber LEFT JOIN items ON items.itemnumber=issues.itemnumber LEFT JOIN branches ON (branches.branchcode=issues.branchcode) WHERE items.itemlost = 1 AND adressat.borrowernumber = <<Borrowernumber>> AND SUBSTRING(items.itemlost_on,1,10) = CURDATE()