Svenska Kohanätverkets sjätte användarmöte i Luleå 17-19 oktober 2018

Tid: 17 oktober 2018 13.00-17.00, 18 oktober 2018 09.00-13.00
Samt en valfri hackfest 18/10 13.00-17.00 samt 19/10 09.00-13.00
Plats: Luleå tekniska universitet, LKAB-salen A117 (https://goo.gl/9Avefa)

Dag 1, Anteckningar av Emma Ternrud
Dag 2, Anteckningar av Hans Pålsson
Foton av Ola Andersson

Dagsprogram 17 oktober 13.00-17.00

11.30-12.00 Registrering och möjlighet att lämna väska i LKAB-salen
12.00-13.00 Lunch i centrumrestaurangen

13.00-13.15 Välkomnande av Kristoffer Palage, bibliotekschef, Luleå
universitetsbibliotek

PÅ LTU har de haft Koha sedan 2016 och är mycket nöjda. Det var lätt att komma igång med och uppfattas som användarvänligt. Open source-system ligger rätt i tiden och paralleller kan dras med andra trender i biblioteksvärlden som Open access och Öppen data.

13.15-13.30 Bibliotek som gått live: Lund Universitetsbibliotek – Maria Hedberg, Åsa Forsberg och Björn Nylén från Lunds universitetsbibliotek

Lunds UB har 26 bibliotek, 400 000 utlån per år och 30 000 aktiva låntagare. Bakgrund till bytet av ILS var både ökade driftkostnader, ett föråldrat bibliotekssystem och behov av att konkurrensutsätta detta.

Deras projektorganisation består av IT-avdelningen, katalogspecialist, testansvarig och resurser inom olika områden. De använder ett agilt arbetssätt enligt scrummetoden med utveckling i 2-veckors sprintar. För att kommunicera med verksamheten under implementeringen så hade de öppet hus varannan vecka där dit alla kollegor bjöds in.

Lund skrev sin egen migreringskod och gjorde upprepade migreringar hela våren. En svårighet var migreringen av tidskriftsbestånd och periodikamönster. Utveckling som gjorts gäller bl a beställningar, låntagarregistreringar, fakturering samt integration med externa och interna system.

Testning av Kohas funktionalitet och egen utveckling utfördes av en lokal testansvarig och frivilliga bibliotekarier med olika fokusområden. Även användartester med slutanvändare gjordes och tanken är att det ska fortlöpa regelbundet.

Flera utbildningstillfällen hölls kort före lansering. Utbildningen hade diskfokus och de använde sig av en speciellt utsedd testinstans av Koha. Istället för vanliga manualer sammanställdes FAQ:er, både för personal och för slutanvändare.

Det gamla systemet stängdes 7 juni och därefter följde migrering, verifiering och korrigering. Koha/LUBcat öppnades 19 juni.

Rapport: https://koha.se/wiki/images/a/a0/Inf%C3%B6randet_av_Koha_vid_LUB_2018.pdf

Presentation: 2018 Luleå – Maria Hedblom, Åsa Forsberg och Björn Nylén – Koha vid Lund UB

13.30-13.45 Rapport från KB-projektet, Örjan Hellström, projektledare, Kultur i Väst

Det pågår ett kb-finansierat projekt för kompetensutveckling kring Koha. Projektägare är Svenska Koha-nätverket och den ekonomiska administrationen hanteras av Alingsås kommun.

Huvudspåren inom projektet gäller kunskapsdelning och utbildning. I detta ingår även nätverkande nationellt och internationellt. Ett uppstartsmöte med workshop hölls i början av året och inspirerade till fortsatt arbete.

Vad gäller kunskapsdelning och utbildning så pågår ett arbete med framtagande av instruktionsfilmer och instruktionstexter på svenska. En arbetsgrupp för detta finns och där är fler välkomna att delta. Tills det nya materialet är klart delas Bywaters instruktionsfilmer samt lokalt producerat material på Koha-nätverkets Wiki.

Projektet har bidragit till finansieringen av nätverksmötet samt stödjer möjligheten till kunskapsdelning genom ”jobbskuggning” där projektet ger ersättning för resa och boende.

För att stötta det internationella nätverkandet så gav projektet ett resebidrag till 8 deltagare från svenska folk och forskningsbibliotek för en resa till den internationella konferensen Kohacon i Portland, USA under september 2018.

Presentation: 2018 Luleå – Örjan Hellström – KB projektet statusrapport

13.45-15.00 Open spaces med flera olika diskussionsteman
15.00-15.30 Fika
15.30-16.00 Summering av Open spaces

Anteckningar från open spaces – OPAC

Av de bibliotek som deltar i diskussionen är det inte alla som i dagsläget använder Kohas opac. De som gör det har inte gjort särskilt många egna anpassningar utan utseendet är ganska basic.

Bibliotek Mellansjö har sökt pengar från ”Stärkta bibliotek” till en förstudie som skulle titta på hur opacen kan utvecklas i syfte att fungera som inspiration för böcker och läsning. Flera bibliotek i Mellansjösamarbetet har tidigare haft Arena (BookIT) och saknar liknande funktioner i Koha. Det norska samarbetet weblöft har inspirerat, kanske finns det möjlighet att skapa en svensk motsvarighet.

E-tjänster och databaser – När man är flera bibliotek som samarbetar vill man enkelt kunna dela gemensam information, en funktionalitet som saknas idag.

En fråga som lyfts i gruppen är möjligheten och behovet av att göra en gemensam kravspecifikation för utveckling av opac. Vilken typ av sidor och information/funktioner skulle delas? En sådan kravspecifikation skulle kunna användas dels för att lista befintliga behov och dels som underlag för ev. utveckling av leverantör.

Gruppen diskuterade användbarheten i befintlig opac och konstaterar att vissa funktioner är svåra att förstå för låntagare. Relevansrankning vid sökning är ett sådant exempel. I väntan på att sökmotorn blir bättre skulle gruppen vilja ha möjlighet att på ett bra sätt kunna arbeta med sökvägledningar i opac.

Ytterligare funktioner som efterfrågas är möjligheten att integrera mervärden i katalogen/opac. T ex författarporträtt från Alex (eller information från andra databaser eller websidor) bättre integration av e-böcker. Omslagsbilder från Adlibris är också ett önskemål som funnits med länge och som fortfarande är aktuell att få till.

Opac-gruppen avslutade med en allmän diskussion om sökmotorn och om Elastic Search kommer att förbättra sökmöjligheterna när Zebra byts ut. De i gruppen som testat menar att det finns behov av att kunna göra inställningar i Elastic Search, men oklart vad som kan ställas in och var det görs. I vilket fall finns ett stort behov av en väl fungerande sökmotor som ger slutanvändarna ett lättförståeligt resultat.

/Jessica

Hvordan bidra til Koha Community og unngå lokale ”forks”.

GUB: deployverktyg för att kunna börja använda lokalt utvecklade lösningar och samtidigt bidra till den internationella communityn.

Dokumentationen dock än så länge på svenska (mer info i GUB:s appendix till deras projektrapport: https://koha.se/wiki/images/e/e2/Slutrapport_NYS.pdf).

Länk till GUB:s github: https://github.com/ub-digit

Breaking the Perl ”barrier”

i.e. how can one with no prior knowledge of Perl start diving into Koha’s source code in order to become familiar with its internals and perhaps contribute by developing one’s own scripts/plugins.

Svårt – nån form av grundläggande perl-kunskaper behövs (även om det finns likheter med andra språk som php).

Huvudstruktur i Koha: Perl – template system – javascript

Börja med att undersöka en mer isolerad funktion.

Stefan (Berndtsson) läser hellre koden än manualen.

Rekommenderade böcker:

Programming Perl – O’Rileys
Perl Cookbook – Tom Christiansen

/Örjan

Mängexemplar – hur jobbar folk med mängder?

Stockholm har jobbat mycket med mänghantering – tar fram listor för ändring och gallring. Målet är att bibliotekarierna själva ska kunna hantera att ta fram listor med SQL (reports) samt enklare ändringar (med ”batch item modification” verktyget).

Bibliotek Mellansjö har också jobbat mycket med detta. Ändrat hyllsignum, samlingskoder etc. Tagit fram SQL rapporter. Har börjat titta på att ändra bibliografiska poster.

GUB behövde ta bort ca 3000 bibliografiska poster, hade kollat noga att det inte fanns exemplar, inga subscriptions etc. En långsam process, de fick till slut dela upp i små filer om 100. Det var fria e-böcker med döda länkar etc. som togs bort.

RFID

DTU har problem med RFID. Specifikt med plattorna, inte automaterna. Bibliotek Mellansjö använder också Biblioteca, men upplever inte samma problem. HKR frågar om Biblioteca har uppdaterat sin mjukvara, de har upplevt att den är gammal och problematisk.

GUB använder funktionstangenter, med ett Javascript som ställer markören på rätt ställe. Mellansjö gör något liknande. SUB använder funktionstangent, men utan JS.

En möjlig lösning vore att få med utlån/återlämning till titeln i fönstret. DTU ombes att kontakta Oslo som gjort en server-sida variant för att lösa det hela.

/Andreas

Open space: cirkulationsmeddelanden och kb-statistik

Anpassningar av meddelanden

Ämnen som kom upp var:

Om predue/advance-meddelanden hanteras annorlunda när automatiska omlån är aktiverat än annars?

Hur man ändrar ämnesrubriken på mailutskick från Koha? Svar: Det gör man i Koha på samma plats som mallarna.

Göteborgs UB har utvecklat en funktion som förenklar matrisen för val av meddelandetyp. Detta innebär att endast ett val görs i en förenklad matris och detta används för alla meddelanden. Även kravbreven skickas enligt det individuella val som är gjort i den förenklade matrisen, och inte enligt inställning per låntagartyp som det annars fungerar i Koha.

Den förenklade matrisen syns både i Kohas personalgränssnitt samt Mina lån/bibliotekskontot.

Kohas matris:

GUBs förenklade matris:

Hur fungerar Koha vid uttag av kb-statistiken?

Några bibliotek har redan gjort uttag till kb-statistiken från Koha och rapporterar att det fungerar. De SQL-uttryck som Stockholms UB använder för detta ligger ute på Kohas wiki. https://koha.se/wiki/Statistik

Det gavs några tips på gratis sql-program som kan användas för att testa dessa sökningar. Det rekommenderades att nya sökningar först görs mot en testinstans av databasen. Ett exempel var programmet Toad.

Göteborgs UB planerar att till stor del använda sig av sökningar i Elasticsearch för kb-statistikens räkning eftersom aktuella fält är indexerade i deras elastic-index.

/Emma

16.00-16.30 Rapport från höstens internationella Kohakonferens KohaCon2018

Johan Fransson och Tomas Jiglind från Bibliotek Mellansjö:

KohaCon 2018 bestod av 3 fullspäckade dagar uppföljt av hackfest. Presentationerna filmades och återfinns på youtube. Nätverkandet med svenska kollegor var mycket givande. Ett tips från konferensen: omfattande manualer för SEKnFind ligger ute för alla att ta del av på http://sekls.org/services/seknfind

Örjan Hellström, Region Väst och Andreas Hedström Mace, Stockholms UB:

Det var intressant med bredden på vilka olika bibliotek som kan använda Koha och bra diskussioner om bl a magasinsbeställningar, Elasticseach och plugins. Tips: Se Bywaters filmer från konferensen på Youtube – https://www.youtube.com/playlist?list=PLV_OXyJ1D3BgcRtxrjVkCBXjSt7Dr1qKy

16.30-16.45 Svensk fjärrlånemodul till Koha, Hans Pålsson, Högskolan Kristianstad och Jessica Andersson, Alingsås bibliotek

Grunden till det nya fjärrlånesystemet är gjord av PTFS Europe och ursprungligen byggd för engelska bibliotek men det arbetas nu med anpassningar för svenska förhållanden: Libris fjärrlån, koppling till biblioteksdatabasen, systeminställningar för lokal anpassning av flöde och beställningsformulär.

Fjärrlånemodulen är ett utvecklingsönskemål som har varit på diskussion under flera år. En kärngrupp har nu arbetat ihop under de senaste åren och har tillsammans tagit fram en kravspecifikation som ska svara mot behoven hos olika typer av biblioteksverksamheter.

Utvecklingen sköts av Magnus Enger på Libriotech.

Presentation: 2018 Luleå – Jessica Andersson och Hans Pålsson – Lån från när och fjärran

17.00-18.15 Valfri guidning av UNESCO världsarvet Gammelstads kyrkstad
(https://www.lulea.se/gammelstad)

19.00 Valfri after work på TacoBar på Storgatan 27

Dagsprogram 18 oktober 09.00-13.00

09.00-09.15 Uppstart dag 2, praktiska frågor

Ola Andersson öppnar upp med praktiska detaljer 09:00 och hälsar välkommen!

09.15-09.45 Nya Libris XL, Maia Dexander, Kungliga Biblioteket

Visionen för KB har varit att gå från Marc till länkad data. Libris innehåller mer än 10000000 titlar, och katalogtekniken är mer än 45 år gammal. Tekniken och lagringsformatet behövde uppdateras, och för att göra det tillgängligt länkat behövdes Voyager bytas. Det finns också nya behov i samhället.

Marc finns fortfarande kvar, eftersom bibliotekssystemen inte hanterar länkad data. Konvertering sker till Marc före export.

Ny teknik ger nya möjligheter att automatisera, minska dubbelarbete och kommunicera med omvärlden och dela med sig data.

Övergången: KB arbetade med många olika införandeaktiviteter för att förenkla övergången. Instruktionsfilmer, FAQ, blogg med mera. Dokumentation finns också på GitHub.

Systembytet skedde först i maj 2018. Systemet låg ute en månad och Voyager stängdes. KB blev därmed första nationalbiblioteket i världen att gå över till länkad data. En fördel som lyfts fram är möjligheten att söka biblioteksdata, kvalitetskontrollerad, ibland annat Google.

Libris Webbsök ser ut ”som det alltid har gjort”, sen 2007. Men det kommer en uppdatering av gränssnittet så småningom, men först arbetar man med XL. Stort tryck på Webbsök.

KB har en roadmap som man vill arbeta efter, som finns att läsa på Libris-bloggen.

Kommentar från Andreas om Koha/länkad data. Det finns påbörjat utvecklingsarbete för att använda detta i Koha, det är Libriotech som arbetar.

Presentation: 2018 Luleå – Maia Dexander – Libris XL

09.45-10.15 Kohas historik och community,
Paul Poulain, grundare av BibLibre

Paul är grundare av franska BibLibre, leverantör till bibliotek över hela Europa. BibLibre har 18 anställda och arbetar inte bara med Koha utan flera andra open source-system.

Paul berättar om bakgrunden till Koha. Han börjar med historiken om Y2K-buggen på biblioteket i Nya Zeeland. Man hade 4 månader på sig att bygga hela systemet och lyckades, vilket är imponerande. Systemet gick live år 2000, 2 januari – Koha 1.0.0.

Katipo som skrev systemet är inte en leverantör, så man släppte systemet som open source. Den första publika versionen släpptes i september 2000, via SourceForge (koha.org). Communityn växte ganska snabbt med deltagare över hela världen, där Poulain var den första utvecklaren som deltog från Frankrike.

Efterhand som utvecklingen fortsatte ville de involverade styra upp det hela. Man valde ett team som skulle stå för kvalitetskontroll, beslutsordning etc. Utvecklingen har gjorts regelbundet sedan dess.

Utvecklingen av Koha har inte varit helt enkel alltid. Kring 2010 gjordes försök av företaget LibLime att ta över namnet & mjukvaran Koha, men detta lyckades inte helt. LibLime är idag inte en gångbar version av Koha, som verkar ha dött ut. ”Man kan inte stjäla ett OpenSource-projekt med en stark användargrupp”.

Från version 3.4 gick man över till ”time-based release”. Det betyder att man ger ut nya versioner baserat på tid, och tar med de funktioner som är färdiga. Till skillnad från att man väntar med en release tills en särskild funktion är färdig.

Idag är Koha det mest använda ILS i världen (!), mer än 20000 installationer. Flera stora företag ligger bakom/sponsrar utvecklingen av systemet. 1 anställd utvecklare finns, Jonathan Druart, som bekostas av BibLibre, ByWaterSolutions och PTFS Europé.

Koha behöver dig! Koha är en gemenskap där varje alla bör göra något! Allt från kodning till översättning och dokumentation, vilket är sådant som alla kan bidra till, behöver arbete.

Presentation: 2018 Luleå – Paul Poulain – Koha history and community

10.15-10.30 Kohas utvecklingsgrupp, Andreas Hedström Mace,
Stockholms universitetsbibliotek

Skapades våren 2018, fyra deltagare (hittills). Hitta möjliga vägar och kontaktytor för samarbete runt utveckling av Koha. Inte nån form av beställarorganisation. Man har en enkät ute om behovsinventering som i skrivande stund har fått 13 svar. Bland annat har behov av fjärrlånemodul, fakturering, ElasticSearch, OPAC, hämtning från Libris via OAI-PMH, utskriftshantering m.m anmälts till arbetsgruppen. Gruppen sammanställer och rapporterar tillbaka till användargruppen/nätverket. Arbetet i gruppen kommer att öka takten på arbetet under hösten 2018.

Presentation: 2018 Luleå – Andreas Hedström Mace – Utvecklingssamordning

10.30-11.00 Fika

11.00-11.30 Göteborgs implementering av Koha, Emma Ternrud och Cecilia Alfredsson, Göteborgs universitetsbibliotek

GUB kör Koha live sen april 2018. Använder 18.05 och uppgraderar löpande. 196 anställda, 1.6 miljoner exemplar i systemet, 5000 tryckta tidskrifter, ca 240000 lån per år. GUB har nyligen lagt ut sin projektrapport, se koha.se. I deras NYS-projekt ingick byte av discoverysystem och ILS.

GUB gjorde en första testmigrering i augusti 2016.

Primo upphandlades 2016. Man beslöt att inte använda en egen OPAC så discoverysystemet skulle ersätta denna funktionalitet. Detta gick man live med i februari 2017. Integration med tidigare systemet Virtua, och nu har man Koha integrerat. För att det skulle fungera har man gjort en hel del utvecklingsarbete i Koha. Speciallösningar som ska fungera för personalen på GUB. Man nämner exempel referensböcker, som inte ska lånas ut men ibland görs det, då ska det inte gå att reservera dem så att de hamnar fel vid återlämning. Från 2017 arbetade man med integration med omkringliggande system, som Adlibris, Gobi, grupprumsbokning, Primo, utskrifter med mera.

Integration mellan Koha & Primo är gjord med Kohas egna API som man har anpassat. GUB har gått ganska långt utanför standardfunktionaliteten i Koha.

Migreringsarbetet pågick under hela 2017 fram till påsk 2018, med paus för annat utvecklingsarbete. Men då fick man med sig i stort sett allt inklusive tidskriftsprenumerationer. Flera testmigreringar behövdes. Använda testprotokoll bygger på tidigare processkartläggningar som man gjort – först identifiera vad som görs i en process och därefter se om funktionaliteten stämmer med behoven.

Väldigt viktigt var och är information till alla kollegor på GUB. Men det blev lite lång tid mellan informationen och det var en brist. Ambitionen var hög men svår att leva upp till. Tanken var att ha en informationsansvarig men av olika anledningar blev det aldrig någon som fick den rollen.

Sista veckan innan systembyte hade man en detaljerad plan för övergången, till och med tidsangivelser. Bytet skedde över påskhelgen. Efter påsk har NYS-projektet, där övergången till Koha är en del, övergått till förvaltning med en ny organisation kring. Man räknar med att göra nya releaser fyra gånger om året, dels i samband med Community-releaserna av Koha men också däremellan egenkompilerade versioner baserad på den kod som finns på GitHub.

I framtiden vill man få in ElasticSearch i Community-releasen. Och man vill arbeta med att få in sin egen utveckling i Community-mastern, för att minska behovet av eget underhåll och göra det enklare för det egna systemet i samband med uppgraderingar. GUB är intresserad av att prata med nätverket om transaktionsloggar som underlag för felsökning och statistik.

GUB har massvis med egen utveckling som inte är helt enkel att använda för andra bibliotek. Vill man ändå ta del av detta är det bara att maila, så hjälper GUB till!

Presentation: 2018 Luleå – Cecilia Alfredsson och Emma Ternrud – Koha på Göteborg UB

11.30-12.00 Utveckling i Koha communityt, Katrin Fischer, Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ)

Katrin är bibliotekarie, involverad i Koha-gemenskapen sedan 2008, och är för närvarande QA-manager (Quality Assurance) i Koha-gemenskapen.

”Bugs will happen” – Koha görs av människor och människor begår misstag. Därför är det väldigt viktigt att man tänker igenom hela processen när man utvecklar för Koha, det man gör i en del av koden påverkar troligen någon annan del.

Processen med utveckling är gjord för att minimera risken för buggar. Utveckling ska kontrolleras av en utomstående testare, som ”signar off” vilket betyder att man säger att ”koden gör det den ska göra utan att skada något”. Efter detta ska en medlem i QA-teamet kontrollera koden/utvecklingen. Sist ska Release Manager godkänna att utvecklingen kommer med i master-versionen, och den som är Release Maintainer ser till att det kommer med i den stabila, publikt tillgängliga versionen för nedladdning.

Inför varje release är det ett antal personer som ställer upp i arbetet, och det är bra om man vill ställa upp och arbeta. Det är hittills bara ett litet antal positioner som brukar behöva besättas. Det finns fler lediga platser inom arbetet med översättning, dokumentation och liknande än vad det är inom kodning/programmering.

Presentation: 2018 Luleå – Katrin Fischer – Koha Community Development

12.00-12.30 Allmän diskussion med en framåtblick i nätverket.
Leverantörernas roll framöver? Nordiskt samarbete?
Organisation framåt?

Förslag från styrgruppen: bibliotek från grannländerna kan bli medlemmar om de önskar, men huvudfokus blir fortsatt Sverige (svensk som språk & möten i Sverige). Synpunkt från mötet är att nätverket bör involvera mer personer från Finland och framförallt Norge. Diskussion om vikten att inkludera andra länder i Norden mot att behålla den relativa enkelheten i ett ”helsvenskt” nätverk med stående inbjudan till övriga Norden.

Beslut: JA, vi fortsätter att låta andra vara medlemmar vid intresse, men språk svenska i Sverige. MEN, styrgruppen kollar intresse från övriga Nordiska länder och återkommer till nätverket.

Leverantörers deltagande i nätverket, även i Slack etc? Ja eller Nej? Beslöts att JA, leverantörer släpps in i alla kanaler.

Ekonomi: hur hanterar vi ekonomi i nätverket framåt?
Bikupor: en mindre medlemsavgift för Kohabibliotek? Kan vara problem att hantera, kanske är en avgift för varje nätverksmöte hellre än fast kostnad? Förslag att styrgruppen inför varje nätverksmöte meddelar om det är något i mötets program som kostar. Hur göra med fasta kostnader – webb, wiki, Slack? Styrgruppen ska ta fram förslag till nästa möte.

Presentation: 2018 Luleå – Nätverket framåt diskussionspunkt

12.30-13.00 Avslutande diskussion samt sammanfattning av dagarna.

Dagsprogram 18 oktober 13.00-17.00 (valfri hackfest)

13.00-14.00 Lunch i centrumrestaurangen

Några punkter under eftermiddagen:

Hur kan du använda den nya fjärrlånemodulen? Hans Pålsson, Högskolan Kristianstad och Jessica Andersson, Alingsås bibliotek.

Hur fungerar katalogiseringsverktyget Libris XL med Koha? Andreas Hedström Mace, Stockholms universitetsbibliotek

Hur fungerar sökmotorn ElasticSearch i Koha? Stefan Berndtsson, Göteborgs universitetsbibliotek (Presentation 2018 Luleå – Stefan Berndtsson – ElasticSearch på GUB)

15.30-16.00 Fika

19.00- Middag på Taverna del Gusto

Dagsprogram 19 oktober 09.00-13.00

09.00-09.15 Uppstart dag 3, praktiska frågor

Några punkter under förmiddagen:

Hur kan du använda scriptspråket JQuery? Magnus Pettersson, Luleå universitetsbibliotek (Presentation 2018 Luleå – Magnus Pettersson – jQuery)

Catalog housekeeping scripts for Koha, Andreas Roussos, Library of the Holy Monastery of Paraklitos (Oropos, Greece) (Presentation 2018 Luleå – Andreas Roussos – Catalog housekeeping scripts for Koha)

Hur kan du använda databasspråket SQL för att ta fram statistik ur Koha? Ola Andersson, Luleå universitetsbibliotek